Главная страница «Первого сентября»Главная страница журнала «Химия»Содержание №6/2003

Microsoft Office учителю химии

Окончание. Начало см. в № 5/2003

Учитель химии может прежде всего организовать базу данных учеников. Для этого в окне Оutlook откройте папку Контакты, нажмите на панели инструментов кнопку Создать контакт. Появится форма контакта, в которой заполните необходимые вам поля. Если дополнить список категорий номерами классов и в данном контакте установить нужный, то впоследствии можно будет сортировать учащихся по классам. В поле Примечания (большое текстовое поле внизу формы) можно ввести любую информацию об ученике и даже вставить любой файл или ярлык для этого файла (рис. 7).

Рис. 7. Информационная карточка об ученике в Outlook
Рис. 7
Информационная карточка об ученике в Outlook

Вставка файла или ярлыка проводится или стандартным методом, или перетаскиванием, или командой Вставка главного меню. Созданные контакты можно организовать различным способом: в виде карточек (рис. 8), по категориям (рис. 9) или иным способом. Для этого надо использовать команду Вид, Текущее представление главного меню.

Рис. 8. Вставка файла в информационную карточку
Рис. 8
Вставка файла в информационную карточку

Если вы хотите позвонить родителям ученика (компьютер подключен к телефонной линии при помощи модема), выделите нужный контакт, а затем нажмите кнопку Автонабор стандартной панели или выберите команду Сервис, Набрать номер главного меню.

Рис.9 Организация контактов по категориям (10-й и 11-й класс)
Рис.9
Организация контактов по категориям
(10-й и 11-й класс)

Аналогично тому, как многие люди пользуются бумажными календарями различных типов для пометок о своих предстоящих делах, встречах и событиях, в Оutlook имеется папка Календарь, предназначенная для хранения элементов, в полях которых содержится подобная информация. Этой папкой пользуются для работы с информацией, относящейся к определенной дате (рис. 10).

Рис. 10. Папка «Календарь» в стандартном приложении Outlook
Рис. 10
Папка «Календарь» в стандартном приложении Outlook

Пользоваться календарем очень легко. Надо только иметь в виду, что термины «встреча» и «событие», которыми оперирует календарь, имеют в Оutlook не те значения, которые используются в повседневной речи.«Встреча» – это запланированное
на определенное время мероприятие. Предполагается, что приблизительная продолжительность этого мероприятия известна заранее. Поэтому встречами являются все мероприятия, для которых резервируется конкретный интервал времени. В этом смысле планируемые внеклассные мероприятия или уроки могут быть отражены в календаре в качестве встречи.
«Событие» – мероприятие, происходящее в определенный день (или в течение нескольких дней), но не занимающее определенного времени. Пример событий – «Неделя химии», праздники, каникулы.
Как и другие папки Оutlook, Календарь может иметь несколько представлений. В представлении День/Неделя/Месяц Календарь состоит из трех панелей:

Список встреч. Показывает текущий день по часам, отражает назначенные на текущий день встречи и события.
Календарик. Отображает дни текущего и следующего месяца; текущий день выделен.
Панель задач. Отображает текущие задачи.
При щелчке на любой дате этот день становится текущим, и будут отражены все намеченные на этот день дела.
Если щелкнуть по клавише , будет показан еженедельник, по клавише – ежемесячник, по клавише – ежедневник. Щелкнув два раза по списку дел, вы откроете форму Встреча, в которой можно заполнить нужные поля. В эту форму также можно поместить файл или ссылку на него (рис. 11).

Рис. 11. Форма «Встреча» из папки «Календарь» приложения Outlook
Рис. 11
Форма «Встреча» из папки «Календарь» приложения Outlook

Даже если у вас нет постоянного доступа к компьютеру, имеет смысл договориться с администрацией школы о выделении вам определенного времени для работы с ним, а Оutlook распечатает календарь со всеми запланированными делами. При печати календаря Оutlook представляет пять различных стилей, среди которых – ежедневник, еженедельник и ежемесячник. Для распечатки содержимого календаря на принтере надо открыть календарь и выбрать команду Файл, Печать. В открывшемся диалоговом окне Печать выберите стиль, задайте диапазон дат, укажите количество копий и нажмите кнопку ОК.
Как уже говорилось выше, в папке Календарь есть панель задач. При щелчке на этой панели откроется форма Задача, которая очень похожа на форму Встреча. При необходимости можно установить дату начала и завершения задачи, но, если задача имеет общий характер (например, «Работа с отстающими учениками»), дата не устанавливается (рис. 12). В поле Примечание описывается характер задачи. Туда же можно поместить и файлы нужных документов.

Рис. 12. Форма «Задача» из папки «Календарь»
Рис.12
Форма «Задача» из папки «Календарь»

Две важнейшие функции компьютера в современном мире обусловили его незаменимость – это коммуникации (Интернет, электронная почта и т. п.) и работа с информацией. О коммуникациях мы поговорим позже, а сейчас рассмотрим возможность компьютера хранить и обрабатывать информацию. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.
База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Относительно простые базы данных, как уже говорилось, можно создавать, используя Word и Ехсеl. Средств обработки данных, имеющихся в этих приложениях, на первых порах вполне достаточно, чтобы учитель мог полноценно работать с компьютером.
Если возникнет необходимость более глубокой обработки данных – автоматизировать создание всевозможных отчетов и
т. п., в Microsoft Office имеется мощная система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Путем несложных манипуляций структурированные данные из Word и Ехсеl можно перенести в Access для дальнейшей обработки.
Подобно всякой системе управления базами данных, наборы структурированных данных представлены в Access в таблицах. Таблица состоит из строк, каждая из которых соответствует одному элементу — человеку, классу, химическому веществу и т. п. Такой элемент называется записью.
Кроме того, таблица разбита на столбцы, в которых содержатся конкретные данные об элементах. Если строки таблицы соответствуют ученикам, в таблице среди прочих могут быть столбцы для фамилии и адреса. Элементы информации в колонках таблицы называются полями записи.
Кроме таблиц в Access используются экранные формы, запросы и отчеты. Экранные формы предназначены для отображения и вывода информации из таблиц в более привлекательном и читабельном виде. В экранной форме легче изменить расположение информации, добавить текстовое описание и графическое оформление, вывести результаты вычислений.
Запросы позволяют получить необходимую информацию из таблиц Access. Самые распространенные запросы – запросы на выборку информации – выбирают поля из записей, соответствующих заданному критерию. Результаты запроса представляются в виде отдельной таблицы.
Для печати выбранной информации применяются отчеты. Как в запросах, так и в отчетах указывается критерий выбираемой информации. Для описания и выделения данных можно использовать текстовое и графическое оформление. Однажды созданный запрос или отчет можно использовать в любое время для вывода или печати той информации из базы данных, которая в данный момент соответствует его критерию. Освоение Microsoft Access требует определенного времени и усилий, но для начинающих можно порекомендовать создать базу данных с помощью «мастера» – специальной функции Access, помогающей работать с программой.
Современные информационные технологии немыслимы без использования сети Интернет. Интернет, или мировая паутина, это миллионы компьютеров, объединенные в одно целое каналами связи. Подключиться к Интернету просто. Необходимы компьютер, модем – устройство передачи информации по телефонной линии – и, конечно, сама телефонная линия. Став частью мировой сети, вы сможете «скачивать» на свой компьютер любой из сотен и сотен документов, находящихся на других компьютерах сети. В Интернете можно найти не только текстовую информацию, но и рисунки, фотографии, музыку, видеофильмы. Через Интернет можно общаться друг с другом при помощи IP-телефонии или организовав видеоконференцию. Однако Интернет – это не просто всемирное объединение больших и малых компьютерных сетей, а еще и совокупность ряда служб, функционирующих в едином мировом информационном пространстве.
Чаще всего под словом «Интернет» понимают его наиболее популярную службу – Word Wide Web (всемирная паутина, www), или просто Web. Информация, опубликованная в сети в формате этой службы, представляется в виде web-страниц. Web-страницы – это комплексные документы, которые могут содержать любые виды данных: текст, графику, звук, видео и анимацию.
Прием web-страниц из Интернета и их отображение – достаточно сложная задача. Для этой цели используют специальные программы просмотра web-страниц. Такие программы называют броузерами. В состав Microsoft Office входит один из самых распространенных броузеров Microsoft Internet Ехрlorer (IЕ). Эта программа называется там обозреватель Web.
После запуска IЕ загружается и отображается основная страница, на адрес которой настроен обозреватель. Для перехода на другую web-страницу нужно ввести ее адрес (URL) в поле панели Адрес и нажать клавишу Еnter.
Большинство web-документов содержат гипертекстовые ссылки или просто гиперссылки. Гиперссылка – это объект web-страницы, содержащий информацию об адресе другой web-страницы. В качестве такого объекта обычно выступает фрагмент текста, выделенный цветом и подчеркиванием, или графическая иллюстрация, выделенная цветной рамкой.
Гипертекстовые ссылки обычно указывают на web-страницу, тематически связанную с просматриваемой в данный момент. При наведении на гиперссылку указатель мыши принимает форму кисти руки с вытянутым указательным пальцем, и, чтобы попасть на новую страницу, достаточно в этот момент щелкнуть левой кнопкой мыши. Обозреватель загрузит новую страницу, находящуюся по тому адресу, который указан в ссылке.
Новая web-страница может содержать новые гиперссылки, что позволяет продолжать просмотр документов, относящихся к той же теме.
Если тематическая область разыскиваемой информации известна, то, начав с одного-двух стандартных адресов, теоретически можно найти любую информацию по данной теме, пользуясь только гипертекстовыми ссылками. В Интернете немало специальных страниц-указателей, содержащих только большие подборки гиперссылок, которые дают доступ к web-страницам, посвященным определенным вопросам.
Если неизвестны адреса ни одной страницы, посвященной данной теме, то лучше всего начинать искать нужную информацию с так называемых поисковых серверов. В русскоязычном Интернете можно отметить поисковые серверы Яндекс и Рамблер.
Для примера попытаемся найти информацию о сульфате железа. Запустим IE и в поле Адрес внесем: www.yandex.ru   (рис. 13).

Рис. 13. Поисковый сервер Яндекс в обозревателе всемирной паутины Web
Рис. 13
Поисковый сервер Яндекс
в обозревателе всемирной паутины Web

После отображения первой страницы Яндекса (рис. 14) введем в поле Я ищу: сульфат железа — и щелкнем на кнопке Найти.

Рис. 14. Поиск информации о сульфатах железа(II и III) на сервере Яндекс в Интернете
Рис. 14
Поиск информации о сульфатах железа(II и III)
на сервере Яндекс в Интернете

Через некоторое время появится результат поиска в Интернете web-страниц, содержащих слова «сульфат железа» (рис. 15).

Рис. 15. Первые результаты поиска web-страниц со словами «сульфат железа»
Рис. 15
Первые результаты поиска web-страниц
со словами «сульфат железа»

Всего в результате поиска обнаружено 4550 web-страниц, на которых встречаются слова сульфат железа и, что еще более важно, ссылки на три статьи из двух интернетовских энциклопедий.
Щелкнув на второй ссылке (см. рис. 15), перейдем на страницу с описанием сульфата железа (рис. 16).

Рис. 16. Сведения о сульфате железа(II) из Интернета
Рис. 16
Сведения о сульфате железа(II) из Интернета

Воспользовавшись ссылками, находящимися на этой странице, можно перейти на главную страницу интересного сайта «Экспериментальная химия», созданного шестнадцатилетним учеником школы № 121
г. Одессы http://сhеm-ехреriment.narod.ru, или на энциклопедическую статью, посвященную сульфату железа, – http://encycl.yandex.ru   (рис. 17).

Рис. 17. Web-страница о сульфатах железа(II и III) из Большой Советской Энциклопедии
Рис. 17
Web-страница о сульфатах железа(II и III)
из Большой Советской Энциклопедии

Таким образом, даже беглое знакомство с возможностями Microsoft Office показывает, что этот пакет программ может весьма разнообразить учебный процесс и облегчить работу учителя.

Г.В.МУХАМЕТОВ,
(с. Казанское, Орловская обл.)

Рейтинг@Mail.ru