Microsoft Office учителю химии

Окончание. Начало см. в № 5/2003

Учитель химии может прежде всего организовать базу данных учеников. Для этого в окне Оutlook откройте папку Контакты, нажмите на панели инструментов кнопку Создать контакт. Появится форма контакта, в которой заполните необходимые вам поля. Если дополнить список категорий номерами классов и в данном контакте установить нужный, то впоследствии можно будет сортировать учащихся по классам. В поле Примечания (большое текстовое поле внизу формы) можно ввести любую информацию об ученике и даже вставить любой файл или ярлык для этого файла (рис. 7).

Рис. 7 Информационная карточка об ученике в Outlook

Вставка файла или ярлыка проводится или стандартным методом, или перетаскиванием, или командой Вставка главного меню. Созданные контакты можно организовать различным способом: в виде карточек (рис. 8), по категориям (рис. 9) или иным способом. Для этого надо использовать команду Вид, Текущее представление главного меню.

Рис. 8 Вставка файла в информационную карточку

Если вы хотите позвонить родителям ученика (компьютер подключен к телефонной линии при помощи модема), выделите нужный контакт, а затем нажмите кнопку Автонабор стандартной панели или выберите команду Сервис, Набрать номер главного меню.

Рис.9 Организация контактов по категориям (10-й и 11-й класс)

Аналогично тому, как многие люди пользуются бумажными календарями различных типов для пометок о своих предстоящих делах, встречах и событиях, в Оutlook имеется папка Календарь, предназначенная для хранения элементов, в полях которых содержится подобная информация. Этой папкой пользуются для работы с информацией, относящейся к определенной дате (рис. 10).

Рис. 10 Папка «Календарь» в стандартном приложении Outlook

Пользоваться календарем очень легко. Надо только иметь в виду, что термины «встреча» и «событие», которыми оперирует календарь, имеют в Оutlook не те значения, которые используются в повседневной речи.«Встреча» – это запланированное
на определенное время мероприятие. Предполагается, что приблизительная продолжительность этого мероприятия известна заранее. Поэтому встречами являются все мероприятия, для которых резервируется конкретный интервал времени. В этом смысле планируемые внеклассные мероприятия или уроки могут быть отражены в календаре в качестве встречи.
«Событие» – мероприятие, происходящее в определенный день (или в течение нескольких дней), но не занимающее определенного времени. Пример событий – «Неделя химии», праздники, каникулы.
Как и другие папки Оutlook, Календарь может иметь несколько представлений. В представлении День/Неделя/Месяц Календарь состоит из трех панелей:

Список встреч. Показывает текущий день по часам, отражает назначенные на текущий день встречи и события.
Календарик. Отображает дни текущего и следующего месяца; текущий день выделен.
Панель задач. Отображает текущие задачи.
При щелчке на любой дате этот день становится текущим, и будут отражены все намеченные на этот день дела.
Если щелкнуть по клавише , будет показан еженедельник, по клавише – ежемесячник, по клавише – ежедневник. Щелкнув два раза по списку дел, вы откроете форму Встреча, в которой можно заполнить нужные поля. В эту форму также можно поместить файл или ссылку на него (рис. 11).

Рис. 11 Форма «Встреча» из папки «Календарь» приложения Outlook

Даже если у вас нет постоянного доступа к компьютеру, имеет смысл договориться с администрацией школы о выделении вам определенного времени для работы с ним, а Оutlook распечатает календарь со всеми запланированными делами. При печати календаря Оutlook представляет пять различных стилей, среди которых – ежедневник, еженедельник и ежемесячник. Для распечатки содержимого календаря на принтере надо открыть календарь и выбрать команду Файл, Печать. В открывшемся диалоговом окне Печать выберите стиль, задайте диапазон дат, укажите количество копий и нажмите кнопку ОК.
Как уже говорилось выше, в папке Календарь есть панель задач. При щелчке на этой панели откроется форма Задача, которая очень похожа на форму Встреча. При необходимости можно установить дату начала и завершения задачи, но, если задача имеет общий характер (например, «Работа с отстающими учениками»), дата не устанавливается (рис. 12). В поле Примечание описывается характер задачи. Туда же можно поместить и файлы нужных документов.

Рис.12 Форма «Задача» из папки «Календарь»

Две важнейшие функции компьютера в современном мире обусловили его незаменимость – это коммуникации (Интернет, электронная почта и т. п.) и работа с информацией. О коммуникациях мы поговорим позже, а сейчас рассмотрим возможность компьютера хранить и обрабатывать информацию. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.
База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом. Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам. Чтобы файл считался базой данных, информация в нем должна иметь структуру (поля) и быть форматирована так, чтобы содержимое соседних полей легко различалось. Относительно простые базы данных, как уже говорилось, можно создавать, используя Word и Ехсеl. Средств обработки данных, имеющихся в этих приложениях, на первых порах вполне достаточно, чтобы учитель мог полноценно работать с компьютером.
Если возникнет необходимость более глубокой обработки данных – автоматизировать создание всевозможных отчетов и
т. п., в Microsoft Office имеется мощная система управления базами данных (СУБД) Microsoft Access. Путем несложных манипуляций структурированные данные из Word и Ехсеl можно перенести в Access для дальнейшей обработки.
Подобно всякой системе управления базами данных, наборы структурированных данных представлены в Access в таблицах. Таблица состоит из строк, каждая из которых соответствует одному элементу — человеку, классу, химическому веществу и т. п. Такой элемент называется записью.
Кроме того, таблица разбита на столбцы, в которых содержатся конкретные данные об элементах. Если строки таблицы соответствуют ученикам, в таблице среди прочих могут быть столбцы для фамилии и адреса. Элементы информации в колонках таблицы называются полями записи.
Кроме таблиц в Access используются экранные формы, запросы и отчеты. Экранные формы предназначены для отображения и вывода информации из таблиц в более привлекательном и читабельном виде. В экранной форме легче изменить расположение информации, добавить текстовое описание и графическое оформление, вывести результаты вычислений.
Запросы позволяют получить необходимую информацию из таблиц Access. Самые распространенные запросы – запросы на выборку информации – выбирают поля из записей, соответствующих заданному критерию. Результаты запроса представляются в виде отдельной таблицы.
Для печати выбранной информации применяются отчеты. Как в запросах, так и в отчетах указывается критерий выбираемой информации. Для описания и выделения данных можно использовать текстовое и графическое оформление. Однажды созданный запрос или отчет можно использовать в любое время для вывода или печати той информации из базы данных, которая в данный момент соответствует его критерию. Освоение Microsoft Access требует определенного времени и усилий, но для начинающих можно порекомендовать создать базу данных с помощью «мастера» – специальной функции Access, помогающей работать с программой.
Современные информационные технологии немыслимы без использования сети Интернет. Интернет, или мировая паутина, это миллионы компьютеров, объединенные в одно целое каналами связи. Подключиться к Интернету просто. Необходимы компьютер, модем – устройство передачи информации по телефонной линии – и, конечно, сама телефонная линия. Став частью мировой сети, вы сможете «скачивать» на свой компьютер любой из сотен и сотен документов, находящихся на других компьютерах сети. В Интернете можно найти не только текстовую информацию, но и рисунки, фотографии, музыку, видеофильмы. Через Интернет можно общаться друг с другом при помощи IP-телефонии или организовав видеоконференцию. Однако Интернет – это не просто всемирное объединение больших и малых компьютерных сетей, а еще и совокупность ряда служб, функционирующих в едином мировом информационном пространстве.
Чаще всего под словом «Интернет» понимают его наиболее популярную службу – Word Wide Web (всемирная паутина, www), или просто Web. Информация, опубликованная в сети в формате этой службы, представляется в виде web-страниц. Web-страницы – это комплексные документы, которые могут содержать любые виды данных: текст, графику, звук, видео и анимацию.
Прием web-страниц из Интернета и их отображение – достаточно сложная задача. Для этой цели используют специальные программы просмотра web-страниц. Такие программы называют броузерами. В состав Microsoft Office входит один из самых распространенных броузеров Microsoft Internet Ехрlorer (IЕ). Эта программа называется там обозреватель Web.
После запуска IЕ загружается и отображается основная страница, на адрес которой настроен обозреватель. Для перехода на другую web-страницу нужно ввести ее адрес (URL) в поле панели Адрес и нажать клавишу Еnter.
Большинство web-документов содержат гипертекстовые ссылки или просто гиперссылки. Гиперссылка – это объект web-страницы, содержащий информацию об адресе другой web-страницы. В качестве такого объекта обычно выступает фрагмент текста, выделенный цветом и подчеркиванием, или графическая иллюстрация, выделенная цветной рамкой.
Гипертекстовые ссылки обычно указывают на web-страницу, тематически связанную с просматриваемой в данный момент. При наведении на гиперссылку указатель мыши принимает форму кисти руки с вытянутым указательным пальцем, и, чтобы попасть на новую страницу, достаточно в этот момент щелкнуть левой кнопкой мыши. Обозреватель загрузит новую страницу, находящуюся по тому адресу, который указан в ссылке.
Новая web-страница может содержать новые гиперссылки, что позволяет продолжать просмотр документов, относящихся к той же теме.
Если тематическая область разыскиваемой информации известна, то, начав с одного-двух стандартных адресов, теоретически можно найти любую информацию по данной теме, пользуясь только гипертекстовыми ссылками. В Интернете немало специальных страниц-указателей, содержащих только большие подборки гиперссылок, которые дают доступ к web-страницам, посвященным определенным вопросам.
Если неизвестны адреса ни одной страницы, посвященной данной теме, то лучше всего начинать искать нужную информацию с так называемых поисковых серверов. В русскоязычном Интернете можно отметить поисковые серверы Яндекс и Рамблер.
Для примера попытаемся найти информацию о сульфате железа. Запустим IE и в поле Адрес внесем: www.yandex.ru   (рис. 13).

Рис. 13 Поисковый сервер Яндекс в обозревателе всемирной паутины Web

После отображения первой страницы Яндекса (рис. 14) введем в поле Я ищу: сульфат железа — и щелкнем на кнопке Найти.

Рис. 14 Поиск информации о сульфатах железа(II и III) на сервере Яндекс в Интернете

Через некоторое время появится результат поиска в Интернете web-страниц, содержащих слова «сульфат железа» (рис. 15).

Рис. 15 Первые результаты поиска web-страниц со словами «сульфат железа»

Всего в результате поиска обнаружено 4550 web-страниц, на которых встречаются слова сульфат железа и, что еще более важно, ссылки на три статьи из двух интернетовских энциклопедий.
Щелкнув на второй ссылке (см. рис. 15), перейдем на страницу с описанием сульфата железа (рис. 16).

Рис. 16 Сведения о сульфате железа(II) из Интернета

Воспользовавшись ссылками, находящимися на этой странице, можно перейти на главную страницу интересного сайта «Экспериментальная химия», созданного шестнадцатилетним учеником школы № 121
г. Одессы http://сhеm-ехреriment.narod.ru, или на энциклопедическую статью, посвященную сульфату железа, – http://encycl.yandex.ru   (рис. 17).

Рис. 17 Web-страница о сульфатах железа(II и III) из Большой Советской Энциклопедии

Таким образом, даже беглое знакомство с возможностями Microsoft Office показывает, что этот пакет программ может весьма разнообразить учебный процесс и облегчить работу учителя.

Г.В.МУХАМЕТОВ,
(с. Казанское, Орловская обл.)